什麼是行動分機?有何優缺點?

什麼是行動分機?

這裡的「分機」就是指公司分機,通常新人到公司報到時,公司就會配發給你一組專屬分機號碼(例如:326),當有人打到你公司的代表號電話(例如:02-88881234),在公司問候語(例如:XX公司您好,請直撥分機號碼或按9由專人為您服務)播放時,來電者可以直接輸入你的分機號碼,讓你的桌上電話機響起。

行動分機與一般傳統的分機最大的不同是,接聽的方式不再侷限於桌上的實體電話機,改成可以透過智慧型手機中的 App 來接聽公司的電話。傳輸靠的是網路訊號,而不是實體電話線,所以公司必須採用像 「IP PBX」 或是「雲端總機」這種走網路訊號的電話總機系統才行。

行動分機的優點

  1. 只要人在網路訊號通順的地方,手機不離身,隨時都可以接到客戶打到公司的電話。不會因為跑去上個洗手間就漏接來電,或者外出洽公時,也不需要麻煩同事幫你代接座位上的電話。
  2. 外撥出去給潛在客戶時,對方看到的來電顯示是公司的代表號號碼,讓人感覺比較可靠。(若用私人手機直接打電話出去,對方看到的是你的私人手機號碼。)
  3. App 通常都會內建公司通訊錄,打內線給同事不用先查分機號碼。(我之前待過一間公司用傳統總機,然後 HR 把全公司的員工和分機對照表放在一個 Google Spreadsheet 中,有需要的人自己上去用 Ctrl+F 查…)
  4. App 內可以看到通話紀錄和來電未接的訊息,一般傳統電話機不行。
  5. 換座位很輕鬆,不用搬話機,也不需要等總務或 MIS 的人去幫你跳號。
  6. 以公司角度來說,可以省下一筆桌上電話機的費用。

行動分機的缺點

  1. 手機沒網路訊號時就無法接聽或撥打公司電話。
  2. 手機廠商和型號眾多,可能會遇到 App 相容性的問題,造成使用體驗不佳,尤其是冷門的廠牌或型號。所以我才在如何挑選合適的雲端總機廠商?一文中建議找 App 是服務商自己開發的比較好。

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常見問題

在我私人手機上裝 App 接公司電話,那我不是變成 24 小時待命了?

這類 App 大部分都會提供「勿擾模式」的功能,可以設定讓公司電話進不來。所以測試的時候要看清楚,或是直接問業務代表。

要裝 App 不就等於要浪費我的手機儲存空間,然後還要用我自己的手機網路?

一般來說,是的,除非公司配發公務機給你。

這個問題,在不同種類和心態的員工,看法會不太一樣。像業務最怕沒客戶打給他,用行動分機絕對是利大於弊,但平常不常接電話的某些內勤人員或許會覺得麻煩。若你是系統採購的決策者,可以考慮部分員工使用 IP Phone(比傳統電話機貴),或是找有提供 PC App 的雲端總機廠商。

以我本身的使用心得來說,這兩個點都不是問題。像我們公司是使用 Office 365,我手機本來就裝了一些 app (例如:Outlook、Excel)來處理公事,而且我網路是吃到飽,根本沒差。

我旗下員工會不會用 App 去偷打私人或國外長途電話,結果更花錢?

這跟你內部管理比較有關係,就算用傳統總機和桌機一樣擋不了!部分雲端總機服務商有提供後台允許管理員設定外撥權限、查詢員工通話紀錄,對管理階層來說,反倒是更好控管。話說回來,有些公司每個月補助業務電話費,真的有在檢查他們實際打給誰了嗎?