試用雲端總機時要測試哪些項目?

其實導系統到公司裡是很累人的,若系統不穩或問題一堆,造成眾多使用者排斥,客訴到上頭去,根本把自己搞黑掉,所以我才在「如何挑選合適的雲端總機廠商?」一文中建議優先找可以試用的廠商。

為何導入雲端總機前要先試用?

  1. 避免被業務的三寸不爛之舌給迷惑。
  2. 了解廠商服務的穩定度、產品介面好不好用。
  3. 藉機測試自己公司的網路訊號是不是夠穩、頻寬夠不夠力。

要測哪些項目?

通話品質

這是最基本也是最重要的測試項目,包含:

  1. 通話時聲音會不會斷斷續續?
  2. 聲音會不會忽大忽小?
  3. 念的字對方是否聽得清楚?(例如:A 隨機念一串數字,看 B 是否能正確覆誦, 通常 1、4、7 比較容易聽錯。)

建議測試以下幾種情境:

  1. A、B 內線互打。
  2. A 打到代表號,然後轉 B 的分機。
  3. A 打出去到 B 的私人手機。

另外,還可以看一下在辦公室內邊走邊講時的通話狀況,若聲音不清楚或是突然中途段線的話,很有可能是你辦公室內 wifi 覆蓋率有問題,wifi 死角無訊號,或是你手機偵測到 wifi 訊號不好自動跳轉到 4G 所致。

🚨 提醒一點,通話品質差不一定是廠商的問題,有可能是你辦公室本身網路訊號不佳,建議至少找個 2~3 間廠商測過後再比較。

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裝置、介面與功能

接聽裝置包含手機 App、PC App 和 IP phone,你公司裡會用到的裝置,除了 IP phone 外至少都要找一台來測過,例如手機就要拿 Android phone 和 iphone 來測,要測 PC App 就要安裝在 Windows 電腦或 Mac 來執行看看。

列舉幾個測試項目:

  1. 來電會不會正常響鈴?(不要以為這是理所當然的,事實上 Android phone 版本百花齊放,部分廠牌的手機常常會有來電無法響鈴的問題,尤其是 ASUS、華為、小米、OPPO 的牌子,主要是因為背景運行的程式被系統強制砍掉,以至於無法接收到通知,若你測試時遇到這類問題,可以試著問廠商有沒有解法,若他兩手一攤說無解的話,那你就可以安心地把這家剔除了 😝)
  2. 轉接會不會斷掉?
  3. 三方通話是否能正常運行?
  4. 有沒有分機代接?
  5. App 有沒有「員工通訊錄」?
  6. App 有沒有「勿擾模式」的功能與設定?
  7. App 介面好不好用、美不美觀?(若你老闆很龜毛的話,這個要注意一下,選了介面太醜或太難用的,可能會被老闆覺得你不專業)

後台與設定

若你測試的廠商是有提供線上管理者後台的,最好叫未來的負責人上去親自操作與體驗,免得上線後被嘴。

列舉幾個可以注意的點:

  • 是否能簡單地新增或刪除員工分機?
  • 可否自行修改公司問候語?可以自己上傳音訊檔嗎?
  • 有沒有午休時間設定?
  • 能不能設定單一員工的外撥權限?
  • 能不能隨時查詢通話紀錄?可以匯出成 excel 檔嗎?