那些公司適合使用雲端總機服務?

如「公司該導入雲端電話系統(雲端總機)嗎?」一文中所述,其實只要你辦公室的網路訊號夠強,就適合使用雲端總機來當作電話總機系統。

什麼?你老闆說他就是一定要看到有台機器放在辦公室裡才安心!咳咳,其實用傳統總機也不是不行,只是功能與使用情境有所限制。若你公司電話量很少、所有員工都是長時間坐辦公桌的、又有專業人員可以處理拉線和管理總機設備,那用傳統總機也是 OK,客戶打得進來,員工接得到最重要。

若你很幸運有機會做選擇,且剛好是以下這幾類公司,那我蠻推薦直接使用雲端總機服務。

新創公司

創業維艱,初期資金和人力都還不是很充裕的階段,錢最好是花在刀口上,庶務方面的事情力求簡單、快速到位,而且我講句直白的,有時候創業能不能成功撐過第一年都是問題,還要特地撥一筆錢去採購實體總機或 IP PBX 放在公司,然後還要指派某個人來導入和後續監管,這種事怎麼想都不划算。萬一不幸公司要暫時收起來,你還要特地把它 PO 上網拍賣嗎?

所以,從零開始的新創公司非常適合直接申辦雲端總機服務,收費採月租費方式,若生意不如預期隨時可以取消租用(沒綁約的情況下),若生意成長快速,公司要擴編也很方便快速,廠商那邊改一下設定即可,即使要換到大一點的辦公室去,也不必煩惱移機、停機時間或號碼變更等問題,正所謂「進可攻退可守」。

外商來台開台灣分公司

不少外商一開始踏進台灣市場,設立台灣分公司時,常常在台員工都只有小貓兩三隻,可能還正在邊招募人才,跟新創公司一樣,處理這些雜事能越簡單省事越好。

使用雲端總機服務的話,可順便申請一支台灣號碼(公司代表號),而且,假設初期人手不足,需要國外員工幫忙支援時也很方便,只要把外國員工也加入同一系統的分機即可,如此一來,一旦有台灣客戶打到台灣分公司電話,也可由位在國外的客服人員接聽並協助客戶。

多據點、多門市、多點分公司

多點分公司是指那種有總部和很多外點分公司的企業,例如:總部在台北,但是同時有其他分公司位在新竹、台中、台南、高雄等縣市。至於多門市、多據點的話應該很好理解,例如全國連鎖飲料店、麵包店、餐廳、零售商等等都是屬於此類,那種在地自建倉庫的也可以算在內。

從前用傳統總機,要開新分公司時串電話內線很麻煩,除了要多買一台新總機,可能還得買 gateway 來串,然後又要注意機器的保固和維修問題,既花錢又不省事!

如果使用雲端總機,各分公司和據點就直接串好內線了,員工互打免費,內部溝通聯絡起來也方便。另外,也能讓所有門市統一成一個代表號,讓總部派專員負責接聽客戶進線,若需要在地門市人員處理的話,再轉接過去,如此一來便可減輕在地門市的櫃檯人員工作量。

實行遠距工作的公司

自從武漢肺炎爆發之後,越來越多公司開始考慮實施遠距工作,或是為突發性的在家工作需求做準備。但若你公司是使用傳統的電話總機設備,那些常常要接聽公司電話的員工(例如:櫃台總機人員或客服部門同仁),很有可能會因此而無法在家工作,造成人心惶惶。

🗣 不要不相信,世上真的有這種事情發生:公司堅拒居家上班 日電話客服人員批草菅人命

雲端總機支援行動分機,不論你身在何處,只要有網路和手機,就可以接聽客戶打到公司的來電,打出去時,也能以公司代表號撥出。所以對客戶來說,完全感受不到任何異狀。

🗣 有的廠商除了手機 App 外,也支援 PC App。

如果你找的廠商是有提供線上管理後台的話,那就更方便了,連管電話系統的人,例如 MIS 或總務人員,都可以在家工作,隨時依需求調整設定。

有很多業務員的公司

業務常常都要在外面跑來跑去,可利用雲端總機系統的「行動分機」功能,當有潛在客戶打電話到公司時,即使人在外面也可以馬上接起來,不錯過任何一個可能成交的機會,非常適合有眾多房仲、媒體編輯、廣告業務等的公司使用。

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