申辦雲端總機有哪些費用?該怎麼比較?

當確定要採用「雲端總機」來當作公司的電話系統後,接下來一定會面臨到的就是費用多少的問題。

無論你是 MIS、總務、採購部門,抑或是老闆本人,一定想能省則省,但是,報價單上的便宜真的就是省到賺到了嗎?

各家雲端總機服務廠商收費方式不盡相同,但大致上都跑不出以下這幾個名目,你可以檢查看看是不是漏估了什麼。

安裝費 / 開通費 / 初次設定費

申請全新的公司代表號

由於雲端總機沒有設備,根本不需要到府安裝,所以基本上不會有所謂的「安裝費」,廠商端幫你直接設定好即可,至於收不收所謂的「開通費」或「設定費」就看廠商的佛心程度收費方法了。

👌 最佛心的情況是本項費用為零。

想保留公司既有代表號

有些廠商可以讓你把代表號攜碼(NP)到他合作的電信商,這樣就可以無痛轉換。

若不能 NP 的話,就需要加裝一個轉接盒,這個轉接盒當然就要額外收費了。

👌 最理想的情況是本項費用為零。

想保留既有傳統總機,但又想要雲端總機的所有功能

這個就需要做較複雜串接了,通常廠商需要先派員到場勘查與評估可行性,傳統總機太舊或太冷門的話很有可能串不起來,若確定可行,施工前就會收取一次性工程費用(NRE)。

月租費(方案費) 

相較於買斷的傳統總機,雲端總機是採用訂閱的方式來收費,通常以月為單位,俗稱月租費。月租費的多寡跟廠商設計的方案有關,目前市場上絕大部分都是以分機數裝置授權數來區分不同方案。

除此之外,可以注意一下方案內所包含的項目,例如:

有沒有內含一支公司代表號?

尤其是才剛剛從無到有的新創公司,要特別注意這點。若方案沒包的話就是要額外收費了,自己去跟中華電信申請營業用市話也是要收取費用的,每個月至少 200 多元。

支援幾線同時通話?

當然是越多越好囉!行銷做太好結果客人打不進來 = GG。

有沒有提供後台管理系統?

線上後台可以讓公司的管理員自行新增、刪除或編輯員工分機、更改公司問候語、午休時間…等等,既方便又即時。

有沒有強制綁約?

雖然說是月租費,但要注意有沒有綁最短租約時間,例如 MOT 就有綁最短一年。

異動設定費(手續費) 

若廠商本身沒有提供線上後台讓公司管理員登入進去自行做調整的話,那麼,等於每次想異動時你都得自行提出申請,有很高的機率會被收人工設定費或手續費,長久累積下來可是一筆不小的金額。

👌 最理想的情況是本項費用為零。

🚨 這個項目可能不會出現在報價單中,是最容易被忽略的隱性支出。

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電話費

上面提到的月租費其實是總機系統的費用,並不包含電話外撥費用,電話費就是你打多少收多少,跟個人手機號碼一樣道理。

雲端總機通常會帶一點節費功能,對一般中小型公司來說,費用不會差到哪裡去,服務品質比較重要。

若你公司有龐大的外撥量(電話帳單超過五千元)再來特別注意這部分,例如:業務很多、Call 客、做電話行銷的公司等,也可以跟廠商問看看有沒有針對大話務量的專案優惠費率。

IP Phone 費用

如果你公司想配置固定的桌上型電話機的話,那種接電話線的傳統類比式電話不能直接拿來用喔,雲端總機(IP PBX 也是)需要搭配接網路線的 IP Phone才行,所以勢必得花上一筆額外費用。

傳統類比電話機一台 1,000 元以內就可以買到品質不錯的,但 IP Phone 的價格就貴上許多,最低階的都要 2,000 ~ 3,000 元,若你還想要有彩色螢幕的話,一台 6,000 元跑不掉。

我一次要買很多台 IP Phone,預算不夠怎麼辦?

  1. 請一般員工使用手機 App,需要長時間坐在座位接聽大量電話的人(例如:客服、櫃台)使用 PC App 搭配耳麥。
  2. 找有搭配 IP Phone 租賃方案的廠商,租賃的好處是每月付錢,不需要一次就噴個好幾萬出去然後被採購擋,而且也不必煩惱話機折舊或維修等問題。

👌 最理想的情況是本項費用為零。

其他加值費用

若公司有「通話錄音」、「數位傳真」或「直播號碼(DID)」等需求,就會產生對應的加值服務費用,記得一倂考量進去。